Open space i gorące biurka

Firmy na zachodzie Europy przez lata przyzwyczaiły już swoich pracowników, że do pracy nie jest potrzebny ani własny - lub ewentualnie przeznaczony dla kilku osób - pokój biurowy, ani nawet własne biurko.

U nas, jak na razie, rozwiązania typu open space, sięgające swą historią lat 60-tych XX wieku, są ciągle jeszcze nowością. Stosują je z powodzeniem jedynie duże, często z kapitałem zachodnim, firmy, usytuowane przeważnie w dużych miastach wojewódzkich.

Open space znacznie częściej spotkamy więc w dużych biurowcach wielkich miast niż w małych lokalach niewielkich, zatrudniających kilka osób, przedsiębiorstw handlowych lub usługowych. Tego typu rozwiązania nie stosują również przeważnie małe firmy rodzinne.

Podobnie jest z gorącymi biurkami, choć - jak pokazują statystyki - „przechodnie, wypożyczane" biurko jest w Polsce znacznie bardziej popularne niż open space.

Przestrzeń otwarta na pracę

Open space czyli w tłumaczeniu „otwarta przestrzeń" to biuro, w którym nie ma żadnych pokoi i wydzielonych pomieszczeń, a jeżeli są - to jest ich bardzo niewiele.

Takie biuro jest więc jedną, wielką halą, na której pracuje jednocześnie w tym samym czasie bardzo wiele osób.

Każdy z pracowników ma do dyspozycji własne biurko, komputer, telefon oraz miejsce na potrzebne materiały biurowe, chyba że system open space łączony jest z systemem gorących biurek - wówczas nawet biurka są „przechodnie".

Dużym plusem tego typu rozwiązania jest znacznie lepsza, niż w tradycyjnych pokojach biurowych, komunikacja między pracownikami. Dlatego open space to niejako światowy już standard stosowany we wszelkiego rodzaju redakcjach - zarówno prasowych, jak i radiowych, telewizyjnych, czy ostatnio - internetowych.

W przestrzeni biurowej zorganizowanej jako open space przepływ informacji jest bardziej swobodny niż w tradycyjnych biurach z podziałem na pokoje, a obieg dokumentów - znacznie szybszy.

Open space wymusza sytuację, w której kierownicy pracują razem ze swoimi podwładnymi, mogą więc po pierwsze bezpośrednio kontrolować swoich pracowników i szybko zlecać im nowe lub modyfikować stare zadania, a po drugie - zawiązywać mniej formalne układy oraz firmowe przyjaźnie i koleżeństwo.

Niektórzy twierdzą, ze zbytnie spoufalanie się kierownictwa z podwładnymi może rodzić wiele problemów, jednak specjaliści od zarządzania uważają, że bardzo dobrze wpływa na wzajemne relacje służbowe fakt, iż szef wie np. czym interesuje się jego pracownik, co robi po pracy, gdzie mieszka, ile ma dzieci i w jakim są wieku.

Bałagan, hałas i chaos

Obok niewątpliwych plusów, rozwiązanie typu open space kryje w sobie również wiele złych stron.

Podstawowymi minusami biur open space są bałagan, chaos i hałas. Nie da się bowiem zachować ciszy i porządku, gdy na dużej, otwartej przestrzeni pracuje obok siebie jednocześnie wiele osób, niektórzy rozmawiają przez telefon, inni między sobą, a na dodatek ciągle ktoś wchodzi, wychodzi lub przechodzi obok.

W przestrzeni open space istnieje jednak możliwość zredukowania hałasu poprzez zastosowanie systemu przestawnych ścianek działowych. W pewnym stopniu zmniejsza to również bałagan, gdyż każdy pracownik ma swój wydzielony „kącik", o który łatwiej mu dbać.

Kolejnym problemem biur open space jest zła lub nawet bardzo zła jakość powietrza. Nawet zwykłe przeziębienie rozchodzi się tu znacznie szybciej, niż w innych biurach, nie wspominając już o grypie i innych chorobach przenoszonych drogą kropelkową lub powietrzną.

Rozwiązaniem może być w tym przypadku dobry, sprawnie działający i regularnie czyszczony system wentylacji i klimatyzacji. Pomocne bywają również różnego rodzaju urządzenia oczyszczające powietrze, jonizatory i nawilżacze.

Osobne we wspólnym

W otwartej, wspólnej przestrzeni biur typu open space nie ma jednak możliwości spokojnego spotkania z klientem lub kontrahentem, w takich warunkach nie da się również przeprowadzić szkolenia przeznaczonego tylko dla części pracującego tam personelu.

Dlatego w przestrzeni tego typu muszą funkcjonować również pomieszczenia wydzielone - pokoje przeznaczone do pracy w skupieniu, sale spotkań, szkoleń oraz sale treningowe.

Standardem jest, że tego rodzaju pomieszczenia wydzielone usytuowane są przeważnie w pobliżu wejścia do biura, tak, żeby odwiedzający firmę klient nie musiał przechodzić przez pomieszczenie zorganizowane jako open space i tym samym - przeszkadzać pracującym tam osobom.

Biurka gorące od pracy

Gorące biurka (hot desking) to koncepcja, w której biuro rozumiane jest jako miejsce spotkań, przeznaczone dla tych pracowników, którzy większą część czasu spędzają w terenie.

Gorące, „przechodnie" biurka - jako sposób organizacji przestrzeni biurowej - doskonale sprawdzają się we wszelkiego rodzaju firmach handlowych i usługowych. Handlowcy oraz pracownicy serwisów i działów bezpośredniej obsługi klienta pojawiają się bowiem w biurze jedynie wtedy, gdy potrzebują spokojnie wypełnić dokumentację, odebrać nowe zlecenie lub zostawić dokumenty potwierdzające wykonanie zleconych prac.

System hot desking umożliwiając im dzielenie między sobą niewielkich, mobilnych biurek wyposażonych w kółka, pozwala im więc na komfortową, spokojną pracę w dobrych warunkach, pracodawcy natomiast daje możliwość zaoszczędzenia na kosztach wyposażenia i utrzymania biura.

Plusem tego rozwiązania jest fakt, że w systemie gorących biurek tylko biurka są wspólne. Każdy pracownik ma bowiem do dyspozycji własną szafkę na kółkach, stanowiącą swoiste archiwum, które można w każdej chwili doprowadzić do biurka będącego aktualnym stanowiskiem pracy.

Małgorzata Szafarz