Koncepcje organizacji biura

Wbrew pozorom to nie wszystko jedno, w jaki sposób zaaranżujemy przestrzeń biurową. Do wyboru jest co najmniej kilka rozwiązań. W zależności od rodzaju działalności każda firma musi wybrać najbardziej optymalne dla siebie.

W biurach na całym świecie pracuje blisko połowa wszystkich zatrudnionych. W związku z faktem, iż jest to tak powszechne miejsce pracy, ogromnego znaczenia nabiera sprawa odpowiedniej organizacji przestrzeni biurowej.

Ostatnio coraz częściej wskazuje się na duże znaczenie dobrego samopoczucia każdego pracownika z osobna w kontekście podnoszenia wydajności pracy całej firmy. Tymczasem zdrowie, a co za tym idzie - dobre samopoczucie pracownika - uzależnione jest nie tylko od atmosfery pracy i komunikacji międzyludzkiej, ale w dużej mierze również od odpowiedniej organizacji danego miejsca pracy oraz całego biura.

Każda z koncepcji aranżacji przestrzeni biurowej ma nieco inne przeznaczenie. Call center nie będzie więc funkcjonować w kilku małych, zamkniętych i oddzielonych od siebie pokojach biurowych, a biuro doradztwa finansowego czy firma ubezpieczeniowa nie sprawdzi się w przestrzeni typu open space.

Małe pokoje biurowe

To najstarsza, z powodzeniem funkcjonująca do dzisiaj, forma organizacji biura.

Plusem tego rozwiązania jest jego kameralność - w pomieszczeniu pracują maksymalnie 3-4 osoby. Każdy pracownik ma swoje miejsce pracy, którym nie musi dzielić się z nikim innym.

W zamkniętych pokojach biurowych jest znacznie przytulniej i ciszej niż na ogromnych przestrzeniach typu open space. Przeważnie udaje się również, by pokoje miały dostęp do otwieranych okien, a tym samym - do światła dziennego oraz świeżego powietrza, podczas gdy w biurach wielkoprzestrzennych pracownicy korzystają wyłącznie ze światła sztucznego oraz powietrza dostarczanego przez systemy klimatyzacyjne.

Open space (otwarta przestrzeń)

Gdy w latach sześćdziesiątych pojawiło się to rozwiązanie, wydawało się, że likwiduje ono z powodzeniem większość problemów z komunikacją występujących w tradycyjnych, dzielonych na małe pokoje, biurach.

Biuro w systemie open space umożliwia bowiem pracę wielu osób na jednej, otwartej, dużej powierzchni, uwzględniając jednocześnie standardy powierzchni użytkowej przypadającej na jednego pracownika.

Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest fakt, że komunikacja i przepływ informacji są tu bardziej swobodne niż w tradycyjnych biurach z podziałem na pokoje, a obieg dokumentów - dużo szybszy. Kierownicy przeważnie pracują tu razem z podwładnymi, mogą więc bezpośrednio kontrolować swoich pracowników.

Co ważne - taki tryb pracy umożliwia szybsze reagowanie na zmiany i bezpośrednią kontrolę, dzięki czemu można eliminować błędy praktycznie w chwili ich powstawania.

Podstawowymi minusami open space są bałagan, hałas i często - zła jakość powietrza. Istnieje jednak możliwość zastosowania systemu przestawnych ścianek działowych, co w jakimś stopniu redukuje poziom hałasu i często zmniejsza bałagan.

W przestrzeni tego typu funkcjonować muszą jednak pomieszczenia wydzielone ze wspólnej przestrzeni - takie, w których można popracować w skupieniu, jak również sale spotkań, szkoleń i sale treningowe.

Call center

W takim systemie najlepiej pracuje centrum obsługi klientów, dział zamówień oraz punkt informacyjny. W tego typu biurze podstawowymi narzędziami pracy są telefon i komputer, a większość pracowników przez cały czas musi siedzieć przy swoich biurkach.

Dlatego właśnie w call center bardzo ważną rolę odgrywają czynniki ergonomiczne -istotne są odpowiednie, w pełni regulowane krzesła obrotowe oraz podnoszone blaty na elewatorach.

Hot desking (gorące biurka)

Jest to biuro rozumiane jako miejsce spotkań, przeznaczone dla tych pracowników, którzy większą część czasu spędzają w terenie.

Dlatego właśnie hot desking umożliwia im dzielenie miedzy sobą niewielkich, mobilnych biurek wyposażonych w kółka, które w zależności od potrzeb i sytuacji można przesuwać.

Każdy pracownik ma również do dyspozycji własną szafkę na kółkach, stanowiącą swoiste archiwum, które można doprowadzić do biurka będącego aktualnym stanowiskiem pracy.

Biuro mobilne

Takie biuro pozwala z powodzeniem ruszyć się zza biurka, lub w ogóle nie siadać za nim.

Biurem jest właściwie tylko sam notebook i komórka z możliwością korzystania z Internetu.

Tym samym pracować w ten sposób można właściwie wszędzie: w domu, w samolocie, w pociągu, w hotelu.

Plusem tego rozwiązania jest jego ogromna uniwersalność i wygoda, minusem natomiast jest fakt, że - jeśli miejscem pracy jest dom - to częściowo pozbawia to pracownika prywatności i czasu wolnego. Udowodniono bowiem, że korzystanie z biura mobilnego sprawia, że pracuje się znacznie dłużej niż w tradycyjnej przestrzeni biurowej.

Wirtualne biuro

Tego typu rozwiązanie to właściwie bardziej usługa, dostępna za określoną opłatą, niż koncepcja aranżacji przestrzeni biurowej.

Wirtualne biuro pozwala jednak sporo zaoszczędzić, firma nie ponosi bowiem kosztów wynajmu i utrzymania pomieszczeń biurowych oraz kosztów zatrudnienia pracownika.

Wirtualne biuro zapewnia numer telefonu, faksu oraz adres do korespondencji, prowadzi też pełną obsługę sekretariatu.

Wirtualne biuro to również zarządzanie firmą z poziomu Internetu - możliwość wydawania przez Internet dyspozycji, delegowania zadań.

Biuro na godziny

To bardzo ciekawe rozwiązanie pozwalające obniżyć koszty utrzymania powierzchni biurowej lub korzystać z biura (i wszystkich jego urządzeń) podczas podróży służbowej, gdy np. przez 2-3 dni przebywamy w innym mieście.

Biuro na godziny pozwala nam wówczas pracować w komfortowych warunkach, w pomieszczeniu w pełni wyposażonym, z dostępem do Internetu, telefonu, faksu.

Telebiuro

Jest to rozwiązanie skierowana do wszystkich przedsiębiorców, którym zależy na profesjonalnej telefonicznej obsłudze klienta, a którzy często pracują w terenie lub odbywają spotkania biznesowe lub z innych przyczyn nie mogą odbierać telefonów.

Z usługi tej mogą korzystać także przedsiębiorcy wyjeżdżający na urlop, którzy nie chcą, by klienci byli w tym czasie pozbawieni kontaktów z ich firmą.

Telebiuro to również odbiór poczty elektronicznej, sporządzanie raportu dziennego dla klienta z rejestrem wykonanych czynności oraz udzielanie dzwoniącym szerszej prezentacji oferty firmy wg informacji wskazanych przez zlecającego.

Małgorzata Szafarz

Czy wiesz, że:

* pod koniec XIX wieku kantory, czyli biura, były jedynie dodatkiem do zakładów produkcyjnych, w latach 20-tych XX wieku ich miejsce zajęły sale, wypełnione pisarzami z kałamarzami; biuro, jako miejsce pracy, większego znaczenia nabrało dopiero po II. wojnie światowej

Zobacz inne tematy:

- Biuro mobilne

- Komunikatory internetowe dla biznesu

- Wsparcie dla przedsiębiorców

- Za darmo ze stacjonarnego

- Lexmark X5470 zwiększa wydajność małych biur

- Toughbook Panasonic - prawdziwy twardziel trzeciej generacji

Podyskutuj na forum :

→ Zaczynam własną działalność

→ Biuro mobilne - co o tym sądzicie?